Mit WhatsApp Business nah am Kunden

Jeder kennt es: Statt eines Anrufs verschickt man schnell eine kurze Nachricht per WhatsApp. Kein Wunder: Auch viele Betriebe und Kunden nutzen den praktischen Instant-Messaging-Dienst. Seit Januar gibt es speziell für Unternehmen das kostenlose WhatsApp Business. Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Handwerksbetrieb die neue App einsetzen können und was Sie dabei beachten müssen.

Der WhatsApp-Vorteil: In wenigen Sekunden beantworten Sie Nachfragen von Kunden. Oder Sie verschaffen sich ohne Anfahrt einen ersten Eindruck: Lassen Sie sich Fotos oder Videos der „Baustelle“ des Kunden senden. Über den regulären WhatsApp-Messenger stehen bereits viele Unternehmen mit ihren Kunden in Kontakt. Durch die Business-Version geben sich Handwerker gegenüber ihren Kunden direkt als Unternehmen zu erkennen. Das ist professionell. Auch der Kunde profitiert: Er erhält schnell einen Überblick über den Betrieb.

WhatsApp Business ist für iOS Geräte und Android Geräte verfügbar. Für WhatsApp Business brauchen Sie jedoch eine eigene Telefonnummer. Sie können eine Nummer entweder privat oder für die Business-Variante nutzen. Wichtig: Wer seine Rufnummer einmal für WhatsApp Business registriert, kann mit dieser Nummer nicht mehr zurück in ein privates Profil wechseln.

Diese Vorteile bietet die Business-App gegenüber dem herkömmlichen Messenger-Dienst:

DAS GIBT'S ZU BEACHTEN

Bei der Kundenkommunikation über WhatsApp gibt es einige rechtliche Dinge zu beachten. Das Wichtigste zusammengefasst:

• Als Unternehmen sollten Sie für Ihre Kundenkommunikation WhatsApp Business nutzen. Der reguläre WhatsApp-Messenger erlaubt keine gewerbliche Nutzung ohne extra Genehmigung. In der Regel duldet WhatsApp die Nutzung zwar, behält sich aber unter Umständen eine Sperrung des WhatsApp-Kontos vor.

• Gehen Sie sicher, dass Ihr Kunde den Austausch per Whatsapp wünscht und lassen Sie sich von ihm anschreiben. Grundsätzlich gilt: Beginnt der Kunde die Kommunikation über WhatsApp, kann sie auch darüber fortgesetzt werden. Nicht erlaubt ist hingegen, Kunden auf eigene Initiative über den Dienst anzuschreiben. Tipp: Bewerben Sie Ihre Erreichbarkeit per WhatsApp, z. B. im persönlichen Kundengespräch, auf Social Media und Ihrer Homepage. Alternativ benötigen Sie eine vorherige Einwilligung vom Kunden zur Kontaktaufnahme. Das Handwerk Magazin hat dafür beispielhaft eine Einwilligungserklärung bereitgestellt. 

• Wer WhatsApp nutzt, erlaubt dem Dienst, auf alle im Telefon gespeicherten Kontakte zuzugreifen – auch auf Kontakte, die kein WhatsApp nutzen. Der Kunde hat dazu meist keine Erlaubnis gegeben. Eine Lösung: Nutzen Sie für Ihren Kundenkontakt über WhatsApp ein separates Handy, auf dem lediglich Telefonnummern von Kunden abgespeichert sind, von denen der Erstkontakt über WhatsApp ausging. 

• Generell sollten Sie Ihre Kunden über die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten über WhatsApp informieren, z. B. mit einer Datenschutzerklärung auf Ihrer Homepage. Als Unternehmen benötigen Sie bei WhatsApp zudem ein Impressum. Im Unternehmensprofil bei WhatsApp Business ist Platz für das Impressum und einen Link zur Datenschutzerklärung.

Alle Informationen in diesem Artikel haben wir nach bestem Wissen für Sie zusammengestellt. Dabei haben wir die aktuellen Informationen zur Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) berücksichtigt. Eine Rückversicherung mit Ihrer Rechtsberatung ersetzt dies jedoch nicht.